สำนักบรรณสารและการพัฒนา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ ดำเนินงานจัดทำคลังปัญญา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ เพื่อจัดเก็บ รวบรวม และให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลผ่านระบบบริหารจัดการฐานข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ DSpace โดยใช้การลงรายการเมทาดาทาตามมาตรฐานสากล สำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) และดำเนินงานภายใต้นโยบายคลังปัญญาฯ เพื่อให้การจัดการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลเป็นไปอย่างต่อเนื่องในระยะยาว จึงจำเป็นต้องมีการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ประกอบด้วย การจัดการและการดูแลรักษาข้อมูล ดังนั้น สำนักบรรณสารและการพัฒนาจึงได้จัดทำแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลขึ้นมา โดยให้ครอบคลุมการดำเนินงานด้านการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล การรักษาความปลอดภัยข้อมูล นโยบายการดำเนินงานด้านทรัพยากรสารสนเทศ ขั้นตอนการดำเนินงาน มาตรฐาน และทิศทางการดำเนินงานในอนาคต โดยมีทั้งหมด 13 ข้อ ดังนี้

1. วัตถุประสงค์

เป้าหมายหลักของการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลสำหรับคลังปัญญาฯ เพื่อการสงวนรักษาและเพื่อประโยชน์ในการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศในระยะยาว มีวัตถุประสงค์ ดังนี้

1. กำหนดมาตรฐานและแนวปฏิบัติที่ดีตามกรอบแนวคิด OAIS (Open Archival Information System)
2. เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจแก่บุคลากรคลังปัญญาฯ และผู้เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการคลังปัญญาฯ
3. กำหนดกระบวนการขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนส่งเสริมให้เกิดการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ปัจจุบันและอนาคต
4. กำหนดแนวทางการเลือกระบบที่เหมาะสมในการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
5. เตรียมความพร้อมการเข้าถึงและสิทธิ์การใช้ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
6. ทบทวนและประเมินแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี ประเภทของทรัพยากร และความต้องการผู้ใช้งาน
7. บำรุงรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่เกี่ยวข้องของสถาบันฯ
8. เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลในคลังปัญญาฯ

2. ขอบเขต

ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลครอบคลุมทรัพยากรสารสนเทศทั้งที่เป็นสื่อดิจิทัลทรัพยากรที่เกิดจากไฟล์ดิจิทัลโดยตรงและที่ถูกแปลงให้เป็นสื่อดิจิทัล (Digitize) ในคลังปัญญาฯ โดยประเภทของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่รับฝากในคลังปัญญาฯ ต้องเป็นผลงานที่สร้างสรรค์โดยอาจารย์ นักศึกษา และบุคลากรของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์เท่านั้น

3. ประเด็นความท้าทาย

การสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศ นอกจากประเมินผลด้านเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดการทรัพยากร (ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ มาตรฐาน และรูปแบบไฟล์) แล้ว ยังมีประเด็นต่าง ๆ ที่ต้องนำมาพิจารณา ดังนี้

1. การปรับแปลงไฟล์ให้เป็นดิจิทัลต้องมีความถูกต้อง ชัดเจน สมบูรณ์ เนื้อหาตรงตามต้นฉบับ
2. การปรับเปลี่ยนไฟล์ที่ให้บริการในรูปแบบ PDF File สามารถเปลี่ยนแปลงเป็นรูปแบบไฟล์รูปแบบอื่น ๆ ได้ เช่น .text .jpg .png .tif เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลายยิ่งขึ้น
3. ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลต้องได้รับการปกป้อง และป้องกันด้วยวิธีการสงวนรักษาที่สามารถใช้งานได้ระยะยาว เนื่องจากข้อมูลลักษณะที่เป็นดิจิทัลมีความเสี่ยงในการถูกลบ ไม่แสดงผล หรืออาจถูกโจมตีด้วยมัลแวร์ เป็นต้น ทั้งนี้ต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ หากสูญหายระบบสามารถกู้คืน มีข้อมูลสำรองเพื่อทดแทน ตลอดจน คำนึงถึงเวอร์ชันหรือรุ่นที่สามารถเปิดอ่านได้ในอนาคต
4. การเข้าถึงเนื้อหาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล คือ การนำเสนอทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่ใน คลังปัญญาฯ มีการระบุแหล่งจัดเก็บที่ถาวร ความปลอดภัยของระบบที่จัดเก็บ วิธีการอ่านไฟล์ ทั้งนี้ คลังปัญญาฯมีวัตถุประสงค์หลักในการสงวนรักษาและให้บริการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลภายใต้สัญญาอนุญาตแบบเปิด ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้บริการสามารถเข้าถึงและใช้งานได้โดยไม่ดัดแปลงเนื้อหา ไม่ใช้เพื่อการค้า และห้ามทําซ้ำ คัดลอก หรือนําไปเผยแพร่ต่อโดยมิได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร ในการใช้งานเมื่อผู้ใช้ต้องการดาวน์โหลดทรัพยากรสารสนเทศจะต้องกดยอมรับเงื่อนไขก่อนการดาวน์โหลดทุกครั้ง ซึ่งเป็นกล่องข้อความ ดังนี้ “ทรัพยากรสารสนเทศทั้งหมดในคลังปัญญาใช้เพื่อประโยชน์ทางการเรียนการสอนและการศึกษาค้นคว้าเท่านั้น และต้องมีการอ้างอิงแหล่งที่มาทุกครั้งที่นำไปใช้ ห้ามดัดแปลงเนื้อหา และทำสำเนาต่อ รวมถึงไม่อนุญาตให้นำไปใช้ประโยชน์เพื่อการค้า ไม่ว่ากรณีใด ๆ ทั้งสิ้น”
5. มาตรฐานการแปลงทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นดิจิทัล มีผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษา มีบรรณารักษ์ และเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความชำนาญ ได้รับการฝึกอบรมตามแนวปฏิบัติที่ดีในการแปลงทรัพยากรสารสนเทศให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลตามมาตรฐาน
6. พื้นที่จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลเพียงพอ และสามารถรองรับปริมาณทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องได้ในอนาคต
7. การอธิบายข้อมูลเมทาดาทาของแต่ละไฟล์ดิจิทัลที่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ อาจส่งผลต่อการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศ ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานต้องมีความละเอียดรอบคอบ เข้าใจทรัพยากรแต่ละรายการ และสามารถอธิบายลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลได้อย่างละเอียด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสงวนรักษาในระยะยาว

4. เกณฑ์และลำดับความสำคัญของทรัพยากรที่ต้องดำเนินการสงวนรักษา

ทรัพยากรสารสนเทศที่คัดสรร รวบรวม และดำเนินการด้วยกระบวนการสงวนรักษาและจัดเก็บในคลังปัญญาฯ มีหลายประเภทด้วยกัน ซึ่งแต่ละประเภทมีความสำคัญที่จำเป็นต้องดำเนินการสงวนรักษาอย่างเร่งด่วนไม่เท่ากัน แต่ทุกประเภทต้องได้รับการการสงวนรักษาเพื่อให้ใช้งานได้อย่างน้อย 10 ปี คือ วิทยานิพนธ์ของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ ต้องดำเนินการจัดเก็บ แปลงสภาพให้อยู่ในรูปสื่อดิจิทัล และจัดทำรายการเมทาดาทาให้สมบูรณ์ครบทุกชื่อเรื่อง เพราะเป็นทรัพยากรสารสนเทศหลักของคลังปัญญาฯ ซึ่งเป็น ที่ต้องการและมีอัตราการใช้งานมากที่สุด

5. ประเภททรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

ทรัพยากรสารสนเทศที่คลังปัญญาฯ ดำเนินการสงวนรักษาคือ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ของนักศึกษาที่จบการศึกษาจากสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ โดยผ่านระบบการจัดการวิทยานิพนธ์ i-Thesis และได้รับการอนุญาตเผยแพร่ในรูปดิจิทัล โดยเนื้อหาต้องไม่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญา สิทธิบัตร และลิขสิทธิ์ของผู้อื่น ไม่ละเมิดหลักจริยธรรม เช่น จริยธรรมทางวิชาการ จริยธรรมในการวิจัยในมนุษย์ จริยธรรมการวิจัย จรรยาบรรณวิชาชีพ เป็นต้น นอกจากนี้ ต้องไม่ละเมิดหลักการสิทธิมนุษยชน และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

6. บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ

บุคคลสำคัญที่ต้องรับผิดชอบแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลนี้ ประกอบด้วย

1. ผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการสำนักฯ และหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องร่วมกันกำหนดแนวนโยบาย และแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ในภาพรวมของสำนักฯ
2. บุคลากรคลังปัญญาฯ ได้แก่ บรรณารักษ์ นักเอกสารสนเทศ และเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานคลังปัญญาฯ นำนโยบายไปปฏิบัติ รับผิดชอบกระบวนงาน รวมทั้งประเมินผลการสงวนรักษา และสรุปผลเสนอต่อผู้บริหาร

7. ปัจจัยและองค์ประกอบการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

1. ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลทั้งระดับวิชาชีพ และระดับปฏิบัติการ จะต้องได้รับการอบรม และเสริมทักษะความรู้ ความเข้าใจในการดำเนินงานเกี่ยวกับการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
2. งบประมาณและทรัพยากรที่ใช้ในการบริหารจัดการการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล จะต้องได้รับอย่างเพียงพอและต่อเนื่อง
3. ระบบโครงสร้างการบริหารจัดการที่ดี ได้แก่ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การสำรองข้อมูล ตลอดจน การเตรียมความพร้อมในการจัดเก็บ และการเคลื่อนย้ายข้อมูล

8. การสงวนรักษาและการควบคุมคุณภาพ

กระบวนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลของคลังปัญญาฯ ประกอบด้วย 3 กระบวนการ คือ

1. การแปลงข้อมูล (Digitization) เป็นการแปลงข้อมูลต้นฉบับที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล กรณีสิ่งพิมพ์ที่มีการแปลงข้อมูลด้วยเครื่องสแกน (Scanner) และกรณีไฟล์ดิจิทัลที่มีการแปลงข้อมูลด้วยโปรแกรม Acrobat อาจมีการปรับแต่งไฟล์ด้วยโปรแกรมตกแต่งภาพ เช่น Photoshop เพื่อให้ไฟล์ดิจิทัลมีความคมชัด อ่านง่าย และคุณภาพของไฟล์ข้อมูลต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ทั้งนี้ หากเป็น PDF File ต้องมีการสร้างบุ๊กมาร์ก (Bookmark) และใส่ลายน้ำ (Watermark) ตราประจำสถาบันฯ เป็นต้น
2. การจัดการข้อมูล (Information Management) โดยการใส่ข้อมูลเมทาดาทา เพื่ออธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ของทรัพยากรที่จัดเก็บ เพื่อเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเข้าถึงข้อมูล สืบค้นข้อมูล รวมถึงใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลในคลังปัญญาฯ
3. การเข้าถึงข้อมูล (Information Access) สามารถเข้าถึงได้ในรูปแบบออนไลน์ผ่านเว็บไซต์คลังปัญญาฯ

9. การสงวนรักษาตามรูปแบบ OAIS (Open Archival Information System)

คลังปัญญาฯ ได้นำกรอบความคิด OAIS Reference Model มาใช้เป็นกรอบแนวคิดในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่เป็นมาตรฐาน ประกอบด้วย

1. กระบวนการในการจัดเตรียมวัสดุดิจิทัลต่าง ๆ เข้าสู่คลังปัญญาฯ ประกอบด้วยไฟล์ดิจิทัล และข้อมูล Metadata
2. การนำเข้าคลังปัญญาฯ ด้วยกระบวนการ SIP (Submission Information Package) การตรวจสอบและการควบคุมคุณภาพด้วยวิธีการ SIP เช่น การตรวจสอบประเภทไฟล์ ซึ่งมีการสร้างด้วยกระบวนการ AIP (Archive Information Package) การสร้างเมทาดาทาด้วยตัววัสดุดิจิทัล และการปรับเปลี่ยน AIP ไปสู่ระบบจัดเก็บที่ถาวรต่อไป
3. เมทาดาทา ประกอบด้วย ชุดข้อมูลอธิบายทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ทั้งนี้ คลังปัญญาฯ ใช้การลงรายการเมทาดาทาตามมาตรฐานสากล สำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) ในการอธิบายคุณลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล
4. บุคลากรคลังปัญญาฯ มีหน้าที่ในการพัฒนานโยบายคลังปัญญาฯ มาตรฐานการดำเนินงาน และระบบงานต่าง ๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การให้บริการแก่ผู้ใช้งานคลังปัญญาฯ เป็นต้น
5. การเข้าถึง (Access) ขั้นตอนการเข้าถึงที่ง่ายและสะดวกจะช่วยให้ผู้ใช้บริการค้นหาทรัพยากรที่ต้องการ และเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศนั้น ๆ ได้ เช่น การจัดการหน้าสืบค้นคลังปัญญาฯ ซึ่งการสร้าง DIP (Dissertation Information Package) ในกระบวนการ OAIS เป็นสิ่งที่ต้องคำนึง เพื่อตอบสนองการใช้งานของผู้ใช้

10. มาตรฐานในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญาฯ ต้องมีรูปแบบ (File Format) และชนิดของไฟล์ดิจิทัลที่เป็นไฟล์พีดีเอฟ (PDF-Portable Document Format) เท่านั้น เพื่อให้ได้ไฟล์ที่มีคุณลักษณะที่ตรงตามต้นฉบับ มีความแม่นยำ สามารถนำไปอ้างอิงตามหลักวิชาการได้ ซึ่งอาจเป็นทรัพยากรที่เกิดจากไฟล์ดิจิทัลโดยตรง หรือที่ถูกแปลงให้เป็นสื่อดิจิทัล โดยรูปแบบไฟล์ PDF นี้เป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมและใช้งานอย่างแพร่หลาย สามารถเปิดอ่านได้ด้วยโปรแกรมอ่านไฟล์ (PDF Reader) หรือเว็บเบราว์เซอร์ทั่วไป เช่น Chrome, Firefox, Microsoft Edge เป็นต้น ไฟล์ PDF มีรูปแบบที่เหมาะสมต่อการใช้งาน สามารถจัดเก็บและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในระยะยาวอย่างยั่งยืน และช่วยลดปัญหาไฟล์ดิจิทัลล้าสมัย นอกจากนี้ บุคลากร คลังปัญญาฯ ยังศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี การให้บริการในรูปแบบที่เหมาะสม พร้อมทั้ง เตรียมความพร้อมการวางแผนเกี่ยวกับการถ่ายโอนข้อมูล การแปลงไฟล์รูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้ใช้งานได้ในอนาคต ผู้ใช้บริการและเจ้าของผลงานสามารถมั่นใจได้ว่าเข้าถึงและเปิดใช้ไฟล์ได้ในอนาคต ถึงแม้ว่าไฟล์ดิจิทัลต่าง ๆ จะล้าสมัยแล้วก็ตาม

11. การอบรมให้ความรู้

บุคลากรคลังปัญญาฯ ทั้งบรรณารักษ์ นักเอกสารสนเทศ และเจ้าหน้าที่ ได้รับการส่งเสริมและสนับสนุนให้พัฒนาและเสริมสร้างทักษะการปฏิบัติงานในหลากหลายรูปแบบอย่างเหมาะสม เช่น การฝึกอบรม การถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการและการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล ทั้งการจัดการระบบงานคลังปัญญาฯ การจัดการไฟล์ตามมาตรฐานที่กำหนด การลงรายการเมทาดาทาตามมาตรฐานสากล สำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) เป็นต้น

12. การประเมินผลและการปรับปรุง

ผู้บริหาร และบุคลากรคลังปัญญาฯ ต้องมีการทบทวน ประเมินผล พัฒนา ปรับปรุงนโยบาย และมาตรฐานต่าง ๆ อยู่เสมอ เพื่อให้คลังปัญญาฯ สามารถให้บริการได้อย่างต่อเนื่องในระยะยาว มีการควบคุมคุณภาพและรักษามาตรฐานการให้บริการได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

13. การอพยพข้อมูล (กรณีเปลี่ยนระบบ)

คลังปัญญาฯ ได้มีการศึกษารูปแบบมาตรฐานของไฟล์ที่เกิดขึ้นใหม่อยู่เสมอ โดยการติดตามข่าวสารด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อเตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานของไฟล์ที่จะมีการใช้ในอนาคตและศึกษาแพลตฟอร์มใหม่ ๆ สำหรับการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่มีฟังก์ชันในการแปลงรูปแบบไฟล์ให้ทันสมัยโดยอัตโนมัติ เพื่อเป็นทางเลือกในการอพยพข้อมูล ทั้งนี้ คลังปัญญาฯ รับรองการสงวนรักษาไฟล์เฉพาะไฟล์ที่อยู่ในช่วงรับประกันเท่านั้น