ผังกระแสงานของคลังปัญญาฯ นี้ ได้นำมาใช้เป็นขั้นตอนปฏิบัติงาน โดยยึดตามนโยบายการพัฒนา คลังปัญญา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และแผนการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลคลังปัญญา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์

ผังกระแสงานของคลังปัญญาฯ แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่

1. ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer)
2. การจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management)
3. ผู้ใช้บริการ (User)

1. ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer)

ผู้ผลิตสารสนเทศ คือ นักศึกษาของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ที่จัดทำวิทยานิพนธ์ตามหลักสูตรการเรียนการสอนของสถาบัน ซึ่งมีการจัดการวิทยานิพนธ์ใน 2 รูปแบบ ดังนี้

1.1 วิทยานิพนธ์ที่รับผ่านระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (i-Thesis)

ระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (i-Thesis) เป็นระบบที่สถาบันได้จัดหาและใช้ประโยชน์ในการจัดทำวิทยานิพนธ์ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำโครงร่าง (Proposal) การจัดทำฉบับร่าง (Draft) ฉบับสมบูรณ์ (Complete) และฉบับเผยแพร่ในคลังปัญญาฯ ทั้งนี้ เมื่อกระบวนการจัดทำวิทยานิพนธ์แล้วเสร็จ วิทยานิพนธ์ดังกล่าวจะได้รับการเผยแพร่เป็นปกติ ไม่ปกปิด หรือพ้นระยะเวลาการปกปิดแล้ว ตามที่นักศึกษาเจ้าของวิทยานิพนธ์ได้กำหนดอนุญาตสิทธิ์การเผยแพร่วิทยานิพนธ์ทั้งตัวเล่มและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในแบบฟอร์มข้อตกลงในการอนุญาตให้จัดทำและเผยแพร่วิทยานิพนธ์ในรูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (License Agreement on Thesis Preparation and Dissemination in Electronic Formats National Institute of Development Administration) กับทางสำนักบรรณสารการพัฒนา โดยระบบจะทำการดึงรายการต่าง ๆ ในวิทยานิพนธ์ฉบับนั้น ๆ มาสกัด และสร้างเป็นเมทาดาทาตามมาตรฐาน Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) ส่วนไฟล์วิทยานิพนธ์จะทำการแปลงสภาพจากไฟล์ MS-Word ให้เป็นไฟล์ PDF เพื่อให้เหมาะสมต่อการใช้งาน พร้อมทั้งระบบจะสร้างบุ๊กมาร์ก (Bookmark) และลายน้ำตราสัญลักษณ์สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และกำหนดสิทธิ์การใช้ไฟล์ จากนั้น บุคลากรคลังปัญญาฯ จะดำเนินการตรวจสอบ ปรับปรุง และแก้ไขข้อมูลเมทาดาทาให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน และให้บริการต่อไป

1.2 วิทยานิพนธ์ในรูปแบบเดิมที่ยังไม่ผ่านระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (i-Thesis)

นักศึกษาของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ที่จัดทำวิทยานิพนธ์และได้ส่งมอบตัวเล่ม พร้อมไฟล์ดิจิทัลให้กับสำนักบรรณสารการพัฒนา เพื่อทำการสงวนรักษา และมอบสิทธิ์การอนุญาตเผยแพร่ทางออนไลน์ด้วยแบบฟอร์มข้อตกลงในการอนุญาตให้จัดทำและเผยแพร่วิทยานิพนธ์ในรูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (License Agreement on Thesis Preparation and Dissemination in Electronic Formats National Institute of Development Administration)  

บุคลากรคลังปัญญาฯ จะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ของผลงานทั้งหมดก่อน หากพบข้อมูลไม่ครบถ้วน สมบูรณ์ ขาดหาย ชำรุด หรือเปิดใช้งานไม่ได้ จะแจ้งไปยังคณะหรือหน่วยงานผู้ผลิตสารสนเทศที่สังกัด เพื่อให้จัดส่งผลงานมาให้คลังปัญญาฯ อีกครั้ง

ทั้งนี้ ไฟล์ดิจิทัลที่ได้รับจากหน่วยงานผู้ผลิตสารสนเทศที่สังกัด ในส่วนนี้จะเป็นชุดไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้าคลังปัญญาฯ หากรูปแบบไฟล์ดิจิทัลไม่เป็นไปตามที่กำหนด จะดำเนินการจัดการไฟล์ดิจิทัลให้ถูกต้องตามรูปแบบ

2. การจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management)

เมื่อคลังปัญญาฯ ได้รับเอกสารหรือชุดไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้า (Submission Information Package : SIP) จากส่วนที่ 1 ผู้ผลิตสารสนเทศ (Producer) แล้ว บุคลากรคลังปัญญาฯ จะนำไฟล์ชุดดังกล่าวมาเข้าสู่กระบวนการจัดการข้อมูลสารสนเทศ (Data Management) ตาม “คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัลและการนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์” โดยแบ่งออกเป็น 8 ขั้นตอน ดังนี้

2.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

บุคลากรคลังปัญญาฯ จะดำเนินการคัดเลือกและตรวจสอบวิทยานิพนธ์ที่ได้รับอนุญาตให้เผยแพร่ว่ามีคุณสมบัติตรงตามหลักเกณฑ์นโยบายคลังปัญญาฯ และผลงานดังกล่าวต้องไม่ขัดหรือละเมิดต่อหลักจริยธรรม ความมั่นคงของประเทศ พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และ พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ หากตรวจสอบพบในภายหลังจะดำเนินการถอดถอนผลงานออกจากการให้บริการในคลังปัญญาฯ ทันที

2.2 การนำข้อมูลเข้าคลังปัญญาฯ

การนำเข้าข้อมูลวิทยานิพนธ์ที่ผ่านการตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องแล้ว สามารถดำเนินการได้ 2 วิธี ดังนี้

1. ดำเนินการนำเข้าข้อมูลจากระบบ i-Thesis เข้าสู่ระบบคลังปัญญาฯ โดยระบบจะทำการ Mapping ข้อมูลในระบบ i-Thesis กับมาตรฐานสากลสำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) และจัดส่ง Metadata พร้อมไฟล์ดิจิทัลของวิทยานิพนธ์ที่ผ่านการอนุมัติและสามารถเผยแพร่ได้ตามสิทธิ์ มายังคลังปัญญาฯ หากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน จะดำเนินการตรวจสอบ และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามรูปแบบมาตรฐานของคลังปัญญาฯ
2. ดำเนินการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคลังปัญญาฯ (Key New) ด้วย Template ที่กำหนด และอัพโหลดไฟล์เอกสารฉบับเต็ม หากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน จะดำเนินการตรวจสอบ และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามรูปแบบมาตรฐานของคลังปัญญาฯ จึงดำเนินการบันทึกข้อมูล

2.3 Dublin Core Metadata Initiative (DCMI)

คลังปัญญาฯ ใช้มาตรฐานสากลสำหรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) โดยบุคลากรคลังปัญญาฯ จะดำเนินการสร้างรายการเมทาดาทาสำหรับวิทยานิพนธ์ทุกรายการเพื่อพรรณนารายการเกี่ยวกับข้อมูลต่าง ๆ ในไฟล์ดิจิทัล และต้องครอบคลุมหน่วยข้อมูลย่อยทั้ง 3 กลุ่ม ได้แก่

1. หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศ ได้แก่ ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ภาษา ขอบเขต แหล่งที่มา และความสัมพันธ์กับงานต่าง ๆ
2. หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับทรัพย์สินทางปัญญา ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ผู้ร่วมสร้างสรรค์ผลงาน สำนักพิมพ์ และสิทธิ์
3. หน่วยข้อมูลย่อยที่เกี่ยวกับรูปแบบที่ปรากฏ ได้แก่ วันเดือนปีที่ผลิต ประเภท รูปแบบที่ใช้นำเสนอ และตัวระบุเอกลักษณ์หรือรหัสต่าง ๆ

การลงรายการด้วย Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล มีความยืดหยุ่น เพียงพอต่อการสืบค้นของผู้ใช้บริการ สามารถเพิ่มเติม Element ที่ต้องการอธิบายคุณลักษณะเฉพาะของผลงานต่าง ๆ ได้ ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถสืบค้นข้อมูลได้ง่าย และเข้าถึงไฟล์เอกสารได้อย่างรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ ดับบลิน คอร์ เมทาดาทา ยังพัฒนาอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐาน XML จึงรองรับการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคลังสารสนเทศดิจิทัลผ่านทาง API และ/หรือโปรโตคอล OAI-PMH จึงทำให้คลังปัญญาฯ สามารถรับข้อมูลเมทาดาทา และไฟล์เอกสารดิจิทัลจากระบบ i-Thesis ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถให้บริการข้อมูลวิทยานิพนธ์ได้อย่างรวดเร็วขึ้น อีกทั้ง ยังทำให้คลังสารสนเทศอื่น ๆ ที่มีความร่วมมือกันสามารถมาเก็บเกี่ยวเมทาดาทา (Harvesting) ของคลังปัญญาฯ เพื่อนำเข้าฐานข้อมูลของตนเองได้โดยอัตโนมัติเช่นเดียวกัน

สำหรับรายการหัวเรื่อง (Subject Heading) ใช้ศัพท์ควบคุม (Controlled Vocabulary) คลังปัญญาฯ ใช้คู่มือหัวเรื่องภาษาไทยออนไลน์ (Online Thai Subject Headings) ของคณะทำงานฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา สำหรับหัวเรื่องภาษาไทย และใช้คู่มือหัวเรื่อง Library of Congress Subject Heading (LCSH) สำหรับหัวเรื่องภาษาอังกฤษ และมีการกำหนดคำสำคัญ (Keyword) ศัพท์ธรรมชาติ (Natural Language)

2.4 การจัดการไฟล์ดิจิทัล

1. เมื่อได้ข้อมูลรายการเมทาดาทาแล้ว ไฟล์ดิจิทัลจะเข้ามาโดยอัตโนมัติผ่านระบบการบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (i-Thesis) โดยจัดเก็บไฟล์ไว้ในส่วน Archival Storage ของโปรแกรม DSpace เพื่อทำการสงวนรักษา และให้เข้าถึงไฟล์ดิจิทัลได้ในระยะยาวดำเนินการอัพโหลดไฟล์สำหรับการจัดเก็บ (Archival Information Package : AIP) เข้าสู่คลังปัญญาฯ ไฟล์วิทยานิพนธ์ดิจิทัลที่มาจากระบบบริหารจัดการวิทยานิพนธ์ (i-Thesis) จะอยู่ในรูป PDF File ที่มีบุ๊กมาร์ก (Bookmark) พร้อมลายน้ำสัญลักษณ์สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และพร้อมให้บริการทันที
2. เมื่อลงรายการเมทาดาทาสำหรับวิทยานิพนธ์ในรูปแบบเดิมที่จัดส่งเป็นตัวเล่มและแฟ้มข้อมูลแล้ว ไฟล์ดิจิทัลที่นำเข้าต้องจัดการให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด คือรูปแบบ PDF File ที่มีบุ๊กมาร์ก และลายน้ำสัญลักษณ์สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ จากนั้น จึงดำเนินการอัพโหลด (Upload) ไฟล์ดิจิทัลเข้าระบบตามรายการเมทาดาทานั้น ๆ อย่างถูกต้องและครบถ้วน

2.5 การใส่ข้อมูลลิขสิทธิ์

เมื่อจัดทำรายการเมทาดาทา และอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว บุคลากรคลังปัญญาฯ จะตรวจสอบและดำเนินการใส่ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับลิขสิทธ์ของผลงานนั้น ๆ ในระบบตามข้อตกลงการเผยแพร่บนเว็บไซต์ต่อไป

2.6 การตรวจสอบ แก้ไขข้อมูล และทดสอบไฟล์

บุคลากรคลังปัญญาฯ ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล แก้ไขข้อมูลเมทาดาทา และตรวจสอบไฟล์เป็นครั้งสุดท้าย เพื่อให้มั่นใจว่าระเบียนผลงานวิชาการนั้น ๆ มีรายการเมทาดาทาที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และมีรายละเอียดที่เพียงพอให้ผู้ใช้สามารถสืบค้น อ่าน และพิจารณาในการใช้งานได้ และไฟล์ที่ใช้ดาวน์โหลดเป็นไปตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดสิทธิ์การใช้งานไว้

2.7 การเผยแพร่ข้อมูล

เมื่อทดสอบไฟล์ และตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้ายเสร็จแล้ว บุคลากรคลังปัญญาฯ จะทำการยืนยันการเผยแพร่ข้อมูลในระบบ DSpace เพื่อให้ผู้ใช้บริการสามารถสืบค้นและดาวน์โหลดชุดไฟล์เผยแพร่ (Dissemination Information Package : DIP) เพื่อนำไปใช้งานได้

2.8 การขอรหัสตัวระบุวัตถุดิจิทัล

เพื่อให้ผลงานทางวิชาการต่าง ๆ ที่อยู่ในคลังปัญญาฯ สามารถเข้าถึงได้ในระยะยาว อีกทั้งยังเป็นแหล่งสำรองไฟล์ข้อมูลที่จะช่วยให้การสงวนรักษาผลงานวิชาการของคลังปัญญาฯ มีประสิทธิภาพ บุคลากรคลังปัญญาฯ จะดำเนินการส่งข้อมูลผลงานทางวิชาการไปยังศูนย์สารสนเทศการวิจัย สำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (วช.) เพื่อขอรหัสตัวระบุวัตถุดิจิทัล (Digital Object Identifier : DOI) และเมื่อสำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (วช.) ดำเนินการออกเลขรหัส DOI ให้เรียบร้อยแล้ว รหัส DOI ดังกล่าวจะถูกส่งกลับมา เพื่อนำเข้าข้อมูลรหัส DOI สู่ระบบคลังปัญญาฯ

3. ผู้ใช้บริการ (User)

คลังปัญญาฯ ให้บริการสืบค้นและดาวน์โหลดไฟล์ผลงานวิชาการในลักษณะเป็นฐานข้อมูลแบบเปิดเสรี (Free Open Access) ดังนั้น ผู้ใช้บริการทั้งภายในและภายนอกสถาบันฯ สามารถสืบค้นข้อมูลผ่านเว็บไซต์คลังปัญญาฯ โดยจะต้องปฏิบัติตามข้อตกลงและเงื่อนไขการใช้งานผ่านทางเว็บไซต์คลังปัญญาฯ เมื่อผู้ใช้ต้องการดาวน์โหลดวิทยานิพนธ์ต้องกดยอมรับเงื่อนไข “ทรัพยากรสารสนเทศทั้งหมดในคลังปัญญาฯ ใช้เพื่อประโยชน์ทางการเรียนการสอนและการศึกษาค้นคว้าเท่านั้น และต้องมีการอ้างอิงแหล่งที่มา ไม่อนุญาตให้ทําสําเนาต่อไม่ว่ากรณีใด ๆ ทั้งสิ้น”